E-Rechnung: der Fahrplan bis 2028

Veröffentlicht am 21. September 2026

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das gilt seit anderthalb Jahren und ohne Ausnahme. Die Pflicht, selbst welche zu verschicken, kommt dagegen in Stufen, und die erste davon ist der 1. Januar 2027. Weil Empfangen und Senden zu ganz unterschiedlichen Zeitpunkten greifen, lohnt es sich, die beiden Seiten getrennt zu betrachten.

Was eine E-Rechnung ist, und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, konkret in XML, das sich maschinell auslesen lässt. Der Zweck dahinter ist, dass die Buchhaltung des Empfängers die Beträge direkt übernehmen kann, ohne dass jemand sie abtippt. In Deutschland sind dafür vor allem zwei Formate verbreitet: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, wobei die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht ausreichen.

Was dabei regelmäßig für Verwirrung sorgt: Ein PDF im Anhang einer E-Mail ist keine E-Rechnung. Es sieht digital aus, lässt sich aber nicht maschinell auswerten, und deshalb fällt es seit 2025 in dieselbe Kategorie wie ein Ausdruck. Der Fachbegriff dafür lautet „sonstige Rechnung“.

Der Fahrplan

Zur Orientierung reichen vier Daten:

Was das für dich heißt

Welche Stufe dich betrifft, hängt allein vom Gesamtumsatz des Jahres 2026 ab. Drei Fälle decken fast alles ab:

Du bist Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Dann musst du nie eine E-Rechnung ausstellen, und zwar dauerhaft, nicht nur übergangsweise. Empfangen können musst du sie trotzdem, so wie alle anderen auch, und das bereits seit 2025.

Dein Umsatz 2026 liegt unter 800.000 €. Für dich beginnt die Sendepflicht erst am 1. Januar 2028, du hast also noch gut ein Jahr mehr Zeit als die größeren Betriebe. Einen Haken gibt es allerdings: Ab Januar 2027 fangen deine größeren Lieferanten an, dir XML statt PDF zu schicken. Dein Posteingang verändert sich damit ein ganzes Jahr früher als deine eigene Rechnungsstellung.

Dein Umsatz 2026 liegt über 800.000 €. Dann musst du ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Für diese Stufe ist 2026 das Jahr, in dem die Umstellung vorbereitet wird.

Was weiterhin auf Papier gehen darf

Auch nach 2028 bleibt eine ganze Reihe von Ausnahmen bestehen, und sie deckt mehr ab, als man zunächst vermutet: Rechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern sowie Rechnungen an Privatpersonen und an Vereine, die nicht unternehmerisch tätig sind. Für viele kleine Betriebe fällt damit ein guter Teil des Alltagsgeschäfts gar nicht unter die Pflicht.

Drei Dinge, die du jetzt tun kannst

1. Ein Postfach festlegen, das du wirklich liest. Rechtlich reicht eine einzige Adresse für den Rechnungseingang völlig aus. Sie muss nur zuverlässig funktionieren und regelmäßig geleert werden, sonst liegen dort irgendwann Rechnungen, von denen niemand weiß.

2. Die XML-Datei aufbewahren, nicht den Ausdruck. Acht Jahre lang, unverändert im Original. Ein PDF-Ausdruck ist zwar praktisch zum Anschauen, ersetzt die strukturierte Datei aber nicht.

3. Nachsehen, was dein Rechnungsprogramm schon kann. Die meisten gängigen Programme erzeugen XRechnung oder ZUGFeRD inzwischen auf Knopfdruck. Oft ist die Funktion längst vorhanden und schlicht nicht eingeschaltet, sodass die Umstellung weniger Arbeit macht als befürchtet.

Allgemeine Information nach dem Stand von September 2026 – keine Beratung im Einzelfall.
Quellen: § 14 und § 27 Abs. 38 UStG, § 34a UStDV, BMF-FAQ zur E-Rechnung (Stand März 2026).

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